組織の業務改善のお作法

10/26/2016

 

どんな規模になっても組織の問題はつきまとうな、と感じた話。

 

昨日はクライアントのサポートメンバーの送別会でした。派遣会社から来ていたその方は最初は事務をやる役割で入社しました。グローバルでビジネスをしている企業なので、資料の英訳が業務としてあるのですが、それも彼女がサポートしていました。

 

最終的には他のメンバーの仕事のサポートをする頼りにされる存在。まさにスーパー派遣社員といえるような方です。

 

そのクライアントとは組織の改革に取り組んでいます。担当者によって業務量が違い、ある人は大量の業務を抱えて毎日夜中まで働き、ある人は与えられた業務もままならずマネージャーの時間を奪い続けていたりします。

 

チーム編成も含めた現状の打破をこれから詰めていくことになっています。

 

 

一昨日、事業会社へ転職した知人と食事にいきました。彼はCRMの責任者として、カスタマーサポートや物流などのテコ入れをしています。年商10億くらいで、10人程度で運営している会社です。

 

テマヒマのターゲットとする中小規模の企業なので、その規模の会社ではどういう事業課題があるのかを聞きました。すると、今の課題は組織づくりだという答えが返ってきました。

 

各担当者が自分の仕事を専任でやってきているので、なかなかそれを効率化するための取り組みに積極的ではないようです。アドバイスをしても自分のやり方に固執してしまい、聞く耳を持ってくれないような状況だそうです。

 

 

年商2000億を超える大企業も、年商10億の中小企業も悩みは同じところにある

 

組織をまとめるためには、まず共通目標と共通認識を持つことが大切です。自分の仕事がどんな成果につながっているのかを具体的にわからないと、やりがいは感じられません。


日々同じような業務に終われ、何をもって評価されているのかもあいまいだと、その内に仕事に対して割り切るようになります。

 

みんなで向かっている目標に自分がどいういう責任を負って貢献をしていくのかが明確にないと、組織が束になることはできなません。

 

 

次に目標達成のための業務を分解して、本当に成果に結びついている業務に優先順位を付けます。そして、限られたリソースを優先順位に沿って割り当ててていきます。

 

大概の場合、同じような業務を各自でやってしまっていることで、無駄が発生しています。報告資料の定型化や事務作業の集約など、工数を作り本当にやるべき業務に時間を避けるようにします。

 

それをするために今の業務状況を把握する必要があるのですが、ほとんどの場合、自分がどんな業務にどれだけ時間を使っているかは把握できていません。

 

なので、まずはそこの洗い出しから始めます。そして、やるべき業務やらなくてもよい業務、時間がかかりすぎているものがあれば、どう削減できるのかを検討していきます。

 

あとは個人の仕事を評価するための制度や、個人の成長を支援するための制度などを整備して、自分の仕事が組織のためになっているという実感与え、共有できる機会を作っていきます。そうすることで、自発的な動きが生まれると、モチベーションの高い組織になっていくと思います。

 


思いもよらないところにボトルネックがあったりしますが、問題が明確になれば答えはすぐに出るので、あとはそれをやるだけです。ただ、単純な業務と違って人が主な対象になるので、なかなか判断をしづらいこともあると思います。


でも、覚えて置かなければならないのは、「個人のために組織があるのではなく、目標を達成する組織のために個人がいる」ということです。

 

あなたの組織は個人が自立して働けていますか?

タグ:マーケティング

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